Sekretariat

Ein virteulles Sekretariat sorgt für Entlastung

Ein virtuelles Sekretariat ist besonders für Freiberufler und kleine Unternehmen eine sehr gute Form der Dienstleistung, für die man recht wenig bezahlt.

 

Ein virtuelles Sekretariat kann Unternehmen sehr entlasten. Vor allem Gründer und kleine Unternehmen, die noch keine Vollzeitstelle einrichten wollen, profitieren von dieser Dienstleistung. Welche Dienstleistungen man jeweils bucht, sucht man sich nach Bedarf aus. Ein Telefonservice bildet meistens den Schwerpunkt eines solchen virtuellen Büros. Für einen kleinen monatlichen Betrag kann man rund um die Uhr für seine Kunden und Geschäftspartner erreichbar sein. Nach außen wirkt das eigene Unternehmen auf diese Weise wesentlich professioneller und nicht zuletzt größer.

Ein virtuelles Sekretariat nimmt die Anrufe mit einer individuellen Begrüßung entgegen, die man selbst vorgibt. Terminvereinbarungen kann man auf diese Weise seiner virtuellen Sekretärin überlassen. Der Begriff virtuelle Sekretärin sollte dabei richtig verstanden werden: Es ist keine Maschine, die die Anrufe entgegennimmt und mit Kunden und Geschäftspartnern kommuniziert, sondern ein echter Mensch. Telefonnummern, Faxnummern und sogar Postadressen lassen sich hier anmieten. So kommt man beispielsweise zu einer Firmenadresse, mit der man andere Menschen beeindrucken kann. Interessant ist in diesem Zusammenhang außerdem die Möglichkeit, stundenweise Büroräume bzw. Besprechungsräume mieten zu können, wobei man hier meistens auf extra Dienstleister zurückgreifen muss.

Das virtuelle Sekretariat hält einen über alle Aktivitäten auf dem Laufenden, per E-Mail, SMS, Telefax oder auf einem anderen Kommunikationsweg. Die virtuelle Sekretärin ist aber mehr als ein Terminkalender und eine Telefonzentrale. Selbstverständlich können Schreibarbeiten, Recherchearbeiten und viele andere Arbeiten, die in einem Büro anfallen, beauftragt werden. Geschäftsbriefe, Berechnungen und Formulare verlieren ihren Schrecken, wenn man diese Aufgaben delegieren kann. Korrektur lesen, Dokumente versenden oder überhaupt erst einmal drucken lassen und alle anderen Arten von Arbeiten, wie sie in einem Büro typischerweise anfallen, können vom virtuellen Sekretariat übernommen werden.

Der entscheidende Vorteil beim virtuellen Sekretariat besteht darin, nur für die Leistungen zu bezahlen, die man in Anspruch nimmt. Es würde sich gar nicht lohnen, eine Vollzeit- oder auch nur Halbtagsstelle einzurichten, wenn umgerechnet nur Aufgaben von einer oder zwei Stunden täglich anfallen. Zudem muss man sich bei Beauftragung eines solchen Dienstleisters nicht selbst mit arbeitsrechtlichen Fragen und weiteren Dingen, um die sich ein Arbeitgeber kümmern muss, auseinandersetzen. Daher rechnet es sich, für die tatsächliche Arbeitszeit umgerechnet mehr zu zahlen.