Archivierungssoftware

Dank Archivierungssoftware Dokumente schnell finden

Wenn die Anzahl an Dokumenten Überhand gewinnt, bietet sich der Einsatz einer Archivierungssoftware an. Somit kann man gut den Überblick behalten.

 

Zum Teil ist es wirklich schon erschreckend, wie sehr die Datenflut in den vergangenen Jahren zugenommen hat. Inzwischen trudeln bei uns fast täglich Dokumente über das Internet ein, angefangen von Fotoaufnehmen, die Freunde gemacht haben, bis hin zur Telefon- oder Handyrechnung. Da kann es natürlich vorkommen, dass man mit der Zeit den Überblick verliert. Man begibt sich auf die Suche nach einem bestimmten Dokument und muss plötzlich feststellen, dass man es einfach nicht mehr findet. So etwas kann sehr ärgerlich sein, insbesondere wenn es um ein sehr wichtiges Dokument geht.

Damit es erst gar nicht zu diesem Problem kommt, bietet es sich an, mit einer Archivierungssoftware zu arbeiten. Hierbei handelt es sich um eine spezielle Software, mit deren Hilfe es einem gelingt, seine Dokumente in den Griff zu bekommen beziehungsweise schlichtweg den Überblick zu behalten. Auf diese Weise wird es möglich, jedes Dokument wieder aus der Versenkung zu holen, ganz egal ob es sich dabei um eine Email, ein PDF-Dokument oder gar um eine Bilddatei handelt.

Auf welche Art und Weise die Dokumente archiviert werden, lässt sich verallgemeinert nur schwierig sagen, da sich die Softwarelösungen zum Teil deutlich voneinander unterscheiden können. Zum Teil ist es so, dass die Dokumente bereits gezielt abgelegt werden, was die Suche natürlich erleichtert. Auf der anderen Seite wird im Handel aber auch Archivierungssoftware angeboten, die schlichtweg die Positionen einzelner Dateien beziehungsweise Dokumente erfasst und dann einfach Verweise herstellt. Dies bedeutet, dass man nach den Dokumenten suchen kann, ohne dass man deren Platz verschieben muss – so können zum Beispiel Emails weiterhin in der Emailsoftware bleiben und Bilddateien speichert man auf dem Desktop ab.

Einige Programme bieten spezielle Funktionen an, die zur Verschlagwortung genutzt werden können. Experten sprechen auch vom so genannten Tagging: Eine Dokument wird mit bestimmten Schlagworten versehen. Mit der Suchfunktion wird es dann möglich, sämtliche Dokumente anzeigen zu lassen, die entsprechend verschlagwortet wurden. Letzten Endes ist das Angebot an Softwarelösungen dieser Art sehr groß, wobei sich die einzelnen Lösungen zum Teil stark voneinander unterscheiden können. Deshalb gilt es die Software zur Archivierung der Dokumente auch gezielt auszuwählen, damit man später auch wirklich zufrieden ist.