Spesen

Als Spesen gelten Ihre betrieblich bedingten Ausgaben

Spesen holt sich der Arbeitnehmer über die Spesenabrechnung bei der Buchhaltung zurück, schließlich erfüllt er nur seine Pflicht gegenüber dem Arbeitgeber.

 

Spesen sind steuerlich betrachtet Betriebsausgaben. Entweder streckt der Arbeitnehmer die Kosten vor und lässt sie sich später ersetzen oder er bekommt einen Vorschuss, den er später abrechnen muss. Rein steuerlich gesehen können nur Aufwendungen abgerechnet werden, die lediglich betrieblicher Natur sind. Vor geraumer Zeit war es in diesem Sinne noch möglich, Schmiergelder abzusetzen, die im Ausland gezahlt wurden, weil es in dem Land so üblich war, was heutzutage allerdings abgeschafft wurde. Für manche Bedienstete im öffentlichen Dienst sind die Höhe der Spesen und die Form der Abrechnung gesetzlich festgelegt im Reisekostengesetz, und zwar auf Landes- und auf Bundesebene.

Normale Spesen werden nach dem Einkommensteuerkommensgesetz abgerechnet. Spesen entstehen im Zusammenhang mit erzielten Einkünften aus dem Gewerbebetrieb und aus selbständiger Arbeit und mindern den Gewinn, indem sie die Betriebsausgaben erhöhen. Spesen entstehen überwiegend auf Reisen, die aber geschäftlich bedingt sein müssen. Die Zahlung von Spesen soll den Verpflegungsmehraufwand des Arbeitnehmers ersetzen und ist auch steuerlich absetzbar. Zur Vereinfachung der Spesenabrechnung ist jeweils ein Pauschbetrag zwingend anzusetzen. Bei Kosten, die über die Verpflegungspauschale hinausgehen, wird trotzdem der niedrigere Betrag angesetzt.

Unterschieden wird bei den Pauschalen, ob es sich um eine Inlands- oder Auslandsreise handelt. Für Inlandsreisen wird bei einer 24 Stunden-Abwesenheit der Satz von 24 Euro abgerechnet, bei einer Abwesenheit von weniger als 24 Stunden, jedoch mehr als 14 Stunden, beträgt die Pauschale 12 Euro. Für kürzere Reisen mit 8 bis 14 Stunden liegen die Spesen bei sechs Euro. Die Vorsteuer darf aber nicht angesetzt werden. Für Auslandsreisen gibt es spezielle Listen, in denen die Spesen nach Ländern aufgeführt werden. Für die Spesenabrechnung ist wichtig, wann die Dienstreise angetreten wurde, wo sie hinging und wann sie beendet war.

Wurde das Auto, der Zug oder das Flugzeug benutzt, für Flugzeug und Bahn sind die Tickets vorzulegen. Für die Hotelunterbringung sind ebenfalls Belege vorzulegen wie auch für Restaurantbesuche und Taxifahrten. Hat man keine Quittungen für die Telefonkosten, ist es möglich einen Eigenbeleg zu schreiben. Wichtig bei der Spesenabrechnung ist, dass möglichst alle Belege über die verauslagten Spesen vorhanden sind, damit die Spesen erstattet werden können und das Finanzamt auch zufrieden ist.