Abrechnung
Die Abrechnung als Grundinstrument der Betriebswirtschaft
Wer dieser Tage Dienstleistungen erbringt, muss dem Kunden eine Abrechnung zukommen lassen, die den Gesamtbetrag und die jeweilige Vergütung erfasst.
In der Betriebswirtschaft ist die Abrechnung einer der wichtigsten bürokratischen Vorgänge: In der Regel ist damit eine Rechnung für erbrachte Arbeit gemeint. Der Kunde erfährt so, wie viel er für was entrichten soll. Zeitgleich dient die Abrechnung als offizieller Beleg für die Finanzbehörden, um beispielsweise Vorsteuern geltend zu machen oder die jeweilige Dienstleistung, sofern sie unmittelbar der eigenen Erwerbstätigkeit gilt, von der Steuern abzusetzen.
Bei größeren Unternehmen gibt die Jahresabrechnung auch Auskunft über die aktuelle Lage der Firma, weitgehend auch als Bilanz bekannt. Im Grunde handelt es sich um nichts anderes als eine Auflistung von Umsatz, Reingewinn und Prozentwachstum. Eine solche Jahresendabrechnung ist sowohl für große Firmen als auch selbständige Einzelunternehmerpflicht.
Die klassische Abrechnung im Geschäftsverkehr unterliegt in Deutschland einer DIN-Norm, die klar aufzeigt, wie ein solches Dokument auszusehen hat. Ziel der DIN-Norm ist es, eine länderübergreifende Form-Gleichheit zu schaffen und die Arbeit der Behörden so zu erleichtern. Auf eine Abrechnung gehören infolgedessen neben Anschrift des Kunden und des Dienstleistungserbringers auch eine genaue Auflistung der Waren oder Dienstleistungen nach Positionen geordnet.
Hierbei macht die Abrechnung keinen Unterschied zwischen Arbeit – beispielsweise Organisations- oder Bewirtungsdienstleistungen – und Waren, beispielsweise der Lieferung eines neuen Computers. Die Positionen müssen mit Anzahl und Stückpreis aufgeführt werden. Mit der Endsumme geht auch die Nennung einer Bankverbindung einher, auf die der Kunde den jeweiligen Betrag überweisen soll. Eine Frist muss nicht unbedingt genannt werden, scheiden sich doch an dieser bis heute die Geister. In der Regel gelten zwei Wochen als annehmbar für beide Seiten, jedoch passiert es nicht selten, dass vier, fünf Wochen nach einer Abrechnung vergehen, eher das Geld auf dem Konto eintrifft.
Vor allem Umsatzsteuer-pflichtige Einzelunternehmer haben mit säumigen Kunden zu kämpfen, müssen Sie doch am Ende des Monats – ganz gleich ob die Abrechnung bezahlt wurde, oder nicht – die an den Kunden ausgewiesene Umsatzsteuer an das Finanzamt entrichten. Wer auf Dauer solchen Liquiditätsproblemen aus dem Weg gehen will, muss bei den Finanzbehörden die Umstellung auf die so genannte Ist-Versteuerung beantragen. Von jeder Abrechnung sollten übrigens immer mindestens drei Kopien erstellt werden: Die eine geht dem Kunden zu, die zweite ist für ihre Akten und die dritte für das Finanzamt bzw. Ihren Steuerberater, der die Jahresabrechnug in Form der Steuererklärung für Sie anfertigt.