Büroverwaltung

Büroverwaltung benötigt immer mehr technische Geräte

Da die Büroverwaltung immer mehr auf technische Geräte angewiesen ist, lohnt es sich dazuzulernen, um sich bei kleinen Problemen selbst helfen zu können.

 

Eine gute Büroverwaltung ist im Arbeitsalltag unverzichtbar. Unzählige Kleinigkeiten sind zu organisieren und die großen Projekte bringen ebenfalls einigen Verwaltungsaufwand mit sich.

Da ist es kein Wunder, dass Büroverwaltung in Form des Office-Managers bzw. der Office-Managerin längt ein eigenständiger Beruf ist, der den Sekretär bzw. die Sekretärin ablöst. Office-Manager müssen nicht nur gut organisieren können, sie müssen ebenfalls die Technik sehr gut beherrschen.

Zur Bürosoftware zählen dabei nicht bloß Textverarbeitung, Tabellenkalkulation, Präsentationsprogramme, Datenbanksoftware oder E-Mail-Programme. Immer wichtiger wird Dokumentenmanagement sowie die Fähigkeit, den Maschinenpark im Büro am Laufen zu halten.

In großen Firmen und Verwaltungen gibt es dafür den Haustechniker bzw. Spezialisten, doch kleine Firmen können sich Spezialisten aus der ITK-Branche kaum leisten. Den neuen Drucker einrichten, ihn im Netzwerk drucken zu lassen und die Telefonanlage zu programmieren, das muss man irgendwie selbst hinbekommen, wenn man nicht stundenweise Experten zu Hilfe rufen möchte.

Solange keine speziellen Probleme auftreten und nur fortgeschrittene Anwenderkenntnisse gefragt sind, passt dies gut zur Büroverwaltung. Zu viel darf man hier weder von sich selbst noch von Kollegen erwarten, doch es ist eine gute Idee, hier in die Qualifikation seiner Mitarbeiter zu investieren, um sich innerhalb des Büroteams selbst helfen zu können.

Einen neuen Scanner selbst anzuschließen oder eine Netzwerkkarte auszutauschen, erfordert kein Informatikstudium, sondern mehr die Bereitschaft, sich mit der für die Büroverwaltung wichtigen Technik etwas näher zu beschäftigen. Dafür müssen die nötigen zeitlichen Kapazitäten verfügbar sein.

Eben mal so nebenbei zusätzlich zum normalen Arbeitsaufwand kann niemand noch die Technik funktionsfähig halten. Dies als Aufgabe zuzuweisen, gegebenenfalls Fortbildungen zu ermöglichen und ein paar Stunden pro Woche für diese Arbeiten einzuplanen, ist die bessere Wahl.

Die in der Büroverwaltung eingesetzte Technik wird zwar immer komplexer, da wäre ein völliges Verstehen aller Einzelheiten ein übertriebenes Ziel. Worauf es ankommt, ist, sich bei kleinen Problemen schnell selbst helfen zu können und kleinere Wartungsaufgaben wie das Einspielen von Updates oder die Installation neuer Treiber selbst vornehmen zu können.