elektronische Rechnung

elektronische Rechnung um Kosten zu senken

Immer mehr Unternehmen und Firmen stellen auf die elektronische Rechnung um. Denn der Rechnungsversand per Email ist einfach viel günstiger.

 

Unternehmen gehen immer häufiger dazu über ihre Rechnungen per Email zu versenden. Denn durch den elektronischen Rechnungsversand lassen sich eine Menge Kosten sparen. Natürlich hängt es auch immer vom Unternehmen beziehungsweise vom jeweiligen Geschäftsfeld ab, ob es überhaupt möglich ist Kunden elektronische Rechnungen zuzusenden.

Für typische Handelsunternehmen die Produkte im Versandhandel anbieten bringt die elektronische Rechnung nur wenige Vorteile, denn im Endeffekt müssen sie dem Kunden so oder die Ware zusenden, so dass die Port- beziehungsweise Versandkosten ohnehin anfallen – dann macht es auch nicht mehr viel aus, noch eine Rechnung beizulegen. Für alle anderen Unternehmen lohnt es sich der elektronische Rechnungsversand allemal. Denn wie eingehend schon erwähnt lassen sich dadurch enorme Kosten einsparen. Den größten Kostenfaktor machen natürlich die Versandkosten aus – verschickt man beispielsweise monatliche Rechnungen, so können auf diese Art und Weise enorme Summen eingespart werden. Neben den Portokosten kommen natürlich noch Kosten für Papier und Druck hinzu.

Des Weiteren lässt sich der elektronische Rechnungsversand weitgehend automatisieren. Es gibt heutzutage kein größeres Unternehmen mehr, in welchem Rechnungsdaten nicht elektronisch erfasst werden. Das bedeutet dass man die Rechnungsdaten nur noch in eine Rechnungsvorlage exportieren muss um anschließend die elektronische Rechnung zu erzeugen. Am komfortabelsten ist natürlich eine Lösung bei welcher sämtliche Rechnung vollständig automatisch erzeugt werden, denn letztendlich können auf diese Art und Weise mehrere Tausend Rechnungen in der Stunde erstellt werden, ohne dass jemand extra dafür beschäftigt werden muss. Was die Rechnungserstellung angeht, so ist es auf jeden Fall ratsam die Rechnung in einem zunächst schreibgeschützten Format zu erstellen – in aller Regel erstellen Unternehmen und Firmen ihre Rechnungen im Adobe PDF-Format. Denn diese Dateien können die Kunden nicht ohne weiteres manipulieren.

Zweifel dass Kunden die elektronische Rechnung nicht erhalten möchten sind übrigens unbegründet. Denn die Praxis zeigt, dass die meisten Kunden kein Problem damit haben ihre Rechnungen per Email zu erhalten. Im Endeffekt ist das für die Kunden sogar vorteilhaft, weil sie die Dokumente gleich auf dem PC haben und abspeichern können.