Reisekosten

Ihre Reisekosten sollten Sie zeitnah geltend machen

Reisekosten, die generell oder ausnahmsweise für den Beruf oder die Erhaltung des Berufslebens anfallen, können in der Steuererklärung abgesetzt werden.

 

Die Auflistung aller Reisekosten grenzt für viele Menschen an das Limit einer Art Strafarbeit. Fast jeder drückt sich vor solchen Aufstellungen, bis es nicht mehr länger aufschiebbar ist. Angestellte bekommen ihre Reisekosten in der Regel vom Arbeitgeber erstattet. Das heißt, sie müssen spätestens vier Wochen nach der Reise ihre gesamten angefallenen Kosten für die geschäftliche Dienstreise auflisten und zur Abrechnung in die Buchhaltung oder die Reiseabrechnungsstelle geben. Je nach Betriebsführung und je früher die Reisekosten aufgestellt abgegeben werden, desto schneller kann der Angestellte seine Kosten zurückerwarten.

Selbstständige allerdings müssen ihre Dienstreisen selbst finanzieren und bekommen nur durch die Steuererklärung vom Finanzamt einen Teil der aufgewendeten Kosten zurückerstattet. Dabei steht der übergreifende Begriff Reisekosten für einige Einzelposten, die steuerlich absetzbar sind. So fallen alle Fahrtkosten, alle Verpflegungsmehraufwendungen, Übernachtungskosten und Reisezusatzkosten wie Telefon oder Büromaterial, mit unter den Überbegriff Reisekosten. Selbständige setzen ihre angefallenen Reisekosten in ihrer Steuererklärung über typische Betriebsausgaben ab.

Arbeitnehmer können nur Reisekosten absetzen, die nicht vom Arbeitgeber erstattet werden, oder solche, die für Bewerbungsgespräche angefallen sind. Da fallen die Reisekosten in der Steuererklärung unter den Posten Werbungskosten. Für einige Posten der Reisekosten werden allgemeine Pauschalsätze vom Finanzamt und auch vom Arbeitgeber angesetzt. Wobei diese Pauschalen beim Arbeitgeber variieren können und nicht fix sind. Zum Beispiel die Verpflegungsmehraufwendungen werden in Pauschalsätzen angegeben.

Das heißt für den Dienstreisenden, egal ob Arbeitnehmer oder Selbständiger, dass diese Pauschalsätze akzeptiert werden müssen, egal wie hoch die wirklichen Aufwendungen für die Verpflegung waren. Die Fahrtkosten und die zusätzlichen Reisekosten können nach Belegen abgerechnet werden. Auch wenn es aufwendig ist, die Reisekosten zusammenzufassen, gerade wenn man oft auf Dienstreisen unterwegs ist, sollt man nicht die Möglichkeit vergehen lassen, diese Kosten nicht dem Staat zu schenken. Daher macht der Staat es den Bürgern kompliziert, die eigenen Reisekosten aufzustellen, denn er spekuliert auf deren Faulheit. Im Internet gibt es Reisekosten Rechner, mit denen es ganz leicht fällt, die angefallenen Kosten aufzulisten.